Dokumentų valdymo sistema Wisedocs
Dokumentų valdymo sistema Wisedocs – išmanus skaitmeninis sprendimas, padedantis organizacijoms valdyti dokumentų srautus, užtikrinti saugumą ir efektyvumą.
Kodėl organizacijoms reikalinga dokumentų valdymo sistema?
Šiuolaikinės organizacijos susiduria su tūkstančiais dokumentų, kurie reikalauja struktūros, prieigos kontrolės ir archyvavimo.
Popieriniai dokumentai didina žmogiškųjų klaidų riziką, apsunkina paiešką, didina laikymo kaštus ir pažeidžia tvarumo principus.
Dokumentų valdymo sistema eliminuoja šias problemas, užtikrindama greitą dokumentų paiešką, versijų kontrolę ir integraciją su kitomis sistemomis.
DVS tipai ir jų skirtumai
Yra keli pagrindiniai DVS tipai: debesų pagrindu veikiantys sprendimai, lokaliai diegiamos sistemos ir hibridiniai modeliai.
- Debesų DVS – prieinamos per internetą, tinkamos mobilumui, reikalauja mažiau infrastruktūros.
- Lokalinės DVS – diegiamos organizacijos serveriuose, suteikia aukštesnį vidaus kontrolės lygį.
- Hibridinės DVS – apjungia debesijos lankstumą ir lokalios apsaugos galimybes.
Wisedocs siūlo visus šiuos variantus, leidžiančius prisitaikyti prie skirtingų organizacinių modelių.
Wisedocs realus pritaikymas
Viešasis sektorius naudoja Wisedocs dokumentų srautų standartizavimui tarp skyrių ir institucijų.
Privatus sektorius integruoja Wisedocs su finansinėmis sistemomis, kad automatizuotų sąskaitų valdymą.
Švietimo įstaigos naudoja sistemą studentų byloms, vertinimams ir sutarčių valdymui.
Teisės firmos saugo ir tvarko klientų bylas, pasitelkdamos prieigos lygius ir audito žurnalus.
Pažangios Wisedocs galimybės
- Automatinė dokumentų klasifikacija pagal tipus ir šablonus
- OCR (optinio simbolių atpažinimo) technologija skaitmeniniams archyvams
- Integracija su eID, el. parašu, bankininkystės sistemomis
- Priminimų ir darbų eigos valdymas
- Dirbtinio intelekto sprendimai dokumentų analizavimui (beta stadijoje)
DVS diegimo žingsniai
Norint įdiegti DVS, reikalinga analizė, procesų modeliavimas, vartotojų apmokymas ir testavimas.
Wisedocs komanda padeda organizacijoms paruošti migracijos planą, optimizuoti dokumentų struktūrą ir perkelti istorinius archyvus.
Diegimo trukmė priklauso nuo įstaigos dydžio – nuo kelių dienų iki kelių savaičių.
Ateities tendencijos dokumentų valdymo srityje
2025 metais pagrindinės kryptys bus susijusios su dirbtiniu intelektu, automatinėmis analizės sistemomis ir nulinės klaidų tolerancijos politika.
Wisedocs jau integruoja pažangius analizės modulius, kurie ateityje leis prognozuoti dokumentų judėjimą, pažeidimų tikimybę ir srauto apkrovas.
Vis daugiau įmonių persijungia prie „no-paper“ modelio, o tokios sistemos kaip Wisedocs padeda jį įgyvendinti praktiškai.
Pagrindiniai Wisedocs konkurenciniai pranašumai
- Pritaikymas Lietuvos ir ES teisės aktams
- Vartotojų patirties prioritetizavimas
- Greita reakcija į klientų poreikius
- Reguliarūs sistemos atnaujinimai
- Galimybė naudoti mobiliuosiuose įrenginiuose
Rekomendacijos DVS pasirinkimui
Prieš pasirenkant dokumentų valdymo sistemą, rekomenduojama atlikti vidaus auditą, įvertinti darbuotojų skaičių, naudojamų dokumentų tipus ir reguliacinius reikalavimus.
Jeigu organizacija planuoja plėtrą, būtina rinktis skalę atlaikančią sistemą, tokią kaip Wisedocs.
Taip pat būtina įvertinti tiekėjo patirtį, diegimo laiką, galimas integracijas ir palaikymo lygį.
Išvada
Dokumentų valdymo sistema Wisedocs – universali, pažangi ir patikima platforma, skirta organizacijoms, kurios siekia efektyvinti dokumentų procesus, sumažinti popieriaus naudojimą ir atitikti saugumo standartus.
Renkantis DVS svarbu ne tik kaina, bet ir ilgaamžiškumas, funkcionalumas, integracijos galimybės bei palaikymo kokybė.
Wisedocs – tai sprendimas tiems, kurie vertina laiką, tikslumą ir kontrolę.
Daugiau informacijos ir demonstracija – wisedocs.lt
